PENGELOLAAN SEBUAH MUSEUM

PENGELOLAAN SEBUAH   MUSEUM

I.         Landasan Hukum.

Kehadiran sebuah Museum disebabkan adanya benda-benda budaya yang harus dilestarikan. Jejak-jejak masa lalu itu terekam pada benda-benda yang sampai pada generasi sekarang namun tidak semua benda budaya dapat menjadi koleksi Museum, hal itu tergantung pada tujuan penyelenggaraan museum itu sendiri. Museum Negeri Sri Baduga memiliki tugas dan fungsi mengacu pada landasan metodelogi maupun peraturan-peraturan yang berlaku. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2010 tentang Cagar Budaya Bab IV pasal 18 ayat  (1) menyebutkan bahwa:

 “Museum merupakan lembaga yang berfungsi melindungi, mengembangkan, memanfaatkan koleksi berupa benda, bangunan, dan/atau struktur yang telah ditetapkan sebagai Cagar Budaya atau yang bukan Cagar Budaya dan mengomunikasikannya kepada masyarakat”.

Selanjutnya pengertian Museum merujuk pada Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 1995 tentang Pemeliharaan dan Pemanfaatan Benda Cagar Budaya di Museum berbunyi bahwa Museum adalah

“lembaga, tempat penyimpanan, perawatan, pengamanan dan pemanfaatan benda-benda bukti materiil hasil budaya manusia serta alam dan lingkungannya guna menunjang upaya perlindungan dan pelestarian kekayaan budaya bangsa”.

Pengertian museum yang menyebutkan suatu lembaga adalah berbadan hukum yang tetap dan lembaga “museum” tersebut  tidak mencari keuntungan dan selalu terbuka untuk masyarakat umum, melayani  kepentingan perkembangan masyarakat. Dalam hal ini Museum merupakan sarana sosial-budaya termasuk didalamnya pendidikan. Sebaliknya suatu bangunan yang menyimpan benda-benda alam maupun sejarah kebudayaan yang tidak terbuka untuk umum, misalnya tempat penyimpanan benda budaya di Istana Kerajaan, Kesultanan atau sejenisnya  bukan termasuk Museum. Perhimpunan museum seluruh dunia International Council Of Museums (ICOM) menyebutkan bahwa

“Museum merupakan suatu lembaga tetap , tidak mecari keuntungan, melayani kepentingan masyarakat dan perkembangannya, terbuka untuk umum, yang memiliki tugas mengumpulkan, merawat dan mengomunikasikan serta memamerkan untuk tujuan studi, pendidikan dan kesenangan bukti-bukti tinggalan manusia dan lingkungannya”.

Menurut definisi ICOM tersebut, maka balai konservasi alam, kebun binatang serta unit-unit pelaksa teknis sepanjang kerangka perlindungan dan perawatan peninggalan sejarah dan alam termasuk ke dalam definisi Museum tersebut.

II.                TUGAS DAN FUNGSI MUSEUM

Dari rumusan Museum menurut Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 1995 tersebut, Museum memiliki 4 (empat) tugas utama, yaitu: penyimpanan, perawatan, pengamanan dan pemanfaatan.

1.      Penyimpanan

Kata “penyimpanan” di sini berarti mengumpulkan/ mengadakan koleksi museum. Pengadaan koleksi museum harus dilakukan secara selektif, artinya benda-benda budaya tersebut memenuhi kriteria-kriteria tertentu. Museum Sri Baduga dalam hal mengadakan koleksi memiliki kriteria sebagai berikut:

a)        Mempunyai nilai sejarah, ilmiah tanpa mengesampingkan nilai keindahan

b)        Dapat diidentifikasi menurut ; bentuk atau wujudnya, tipe/gayanya, fungsi dan asalnya secara historis, geografis, dan genus dalam ordo biologi atau periodesasi dalam geologi

c)        Dapat menjadi monument dalam sejarah alam dan budaya

d)       Reproduksi atau replika yang sah menurut persyaratan permuseuman.

Dengan mempertimbangkan keriteria-keriteria di atas maka pengadaan koleksi harus dilakukan oleh yang memiliki pengetahuan akademis sesuai klasifikasi koleksi dan menguasai konsep data koleksi yang sesuai dengan visi dan misi Museum itu sendiri, sebagai contoh: sebuah kendi dapat menjadi koleksi salah satu museum karena kendi merupakan wadah perlengkapan masyarakat tertentu namun kendi tidak dapat menjadi koleksi museum lainnya karena visi museum tersebut adalah mengenai kegunung apian, meskipun benda tersebut memiliki nama yang sama tapi nilai sejarahnya berbeda. Dengan demikian pengadaan koleksi harus dilakukan oleh orang yang  memahami visi dan misi museum itu sendiri. Orang yang melakukan pengkajian dan pengelolaan koleksi disebut kurator. Tugas utama seorang Kurator dalam lingkup pengeloaan museum adalah sebagai berikut: 

a)      Mengaktualisasikan perkembangan ilmu pengetahuan sesuai dengan bidangnya: melakukan penelitian,dan mengembangkan ilmu pengetahuan baru yang mendukung pada kemajuan badan/lembaga ilmu pengetahuan sesuai bidangnya dan professi kurator secara keseluruhan.

b)      Merekomendasikan pemerolehan dan pembatasan koleksi di Museum

c)      Advokasi dan berpartisipasi dalam pembentukan kebijakan institusional dan prosedur perawatan koleksi yang didasarkan pada standar professional serta praktek-praktek terbaik serta organisasi professi lain yang relevan.

d)     Melakukan penelitian untuk mengidentifikasi bahan-bahan koleksi dan mendokumentasikan sejarahnya.

e)      Mendorong pemilik benda-benda budaya untuk menyerahkan atau meminjamkannya kepada Museum.

f)       Mengembangkan dan mengorganisasikan pameran

g)      Berkontribusi kepada program dan bahan-bahan edukatif

h)      Advokasi dan memberi manfaat koleksi kepada publik

i)        Mengembangkan atau berkontribusi terhadap monografi (karangan ilmiah), essai, penelitian, dan produk-produk pemikiran orisional lainnya.

j)        Mewakili institusinya di media, pendapat publik dan konperensi, seminar professi

k)      Mematuhi produk –produk hukum, internasional, nasional dan semua negara bertalian dengan pengumpulan koleksi museum.

Setiap benda budaya yang masuk ke Museum harus disertai data awal dan dicatat di dalam buku register. Adapun data benda budaya yang harus dicatat pada buku register adalah: tanggal penerimaan, nama benda, nama pemilik, riwayat benda (uraian singkat), kondisi fisik (bahan, ukuran,  motif, asal, keadaan dijadikan koleksi, dikirim kepada siapa, dan cara didapat apakah (hibah, ganti rugi, hasil survey lapangan, peminjaman, titipan atau sitaan),dll. Orang yang memiliki tugas untuk melakukan registrasi koleksi disebut Register. Kedudukan Registerer berada di lingkup tata usaha dan memiliki tugas pokok, yaitu:

a.       Mencatat ke luar masuknya benda-benda, baik benda calon koleksi maupun yang sudah dijadikan koleksi museum.

b.      Mencatat semua benda yang sudah dijadikan koleksi museum sebagai bagian seluruh inventaris milik museum.

c.       Melakukan pengawasan terhadap gudang koleksi , ruang studi dan tempat penyajian koleksi.

d.      Melakukan hubungan dengan pihak asuransi bilamana koleksi museum diansuransikan.

Setelah benda budaya ditetapkan menjadi koleksi museum maka selanjutnya koleksi dirawat untuk memastikan koleksi tersebut streil dari infeksi penyakit sebelum benda itu disimpan kemudian didokumentasikan. 

2.    Perawatan koleksi

Perawatan koleksi dilakukan secara preventif dan konservasi. Perawatan koleksi secara preventif (pencegahan ) adalah usaha-usaha mencegah kerusakan koleksi yang disebabkan oleh suhu, serangga, tangan manusia, bencana alam: banjir, gempa, kebakaran. Supaya koleksi museum dapat dicegah dari kerusakan yang ditimbulkan oleh serangga, koleksi tersebut harus diberi obat-obatan serta sarana dan prasarana yang sesuai.  Perawatan secara konservasi yaitu merawat koleksi secara fisik untuk mencegah kerusakan lebih lanjut, misalnya melakukan fumigasi untuk koleksi naskah dan bahan kain, kulit sedangkan perawatan koleksi secara restorasi adalah usaha-usaha untuk mengembalikan kondisi fisik koleksi ke bentuk semula. Perawat koleksi harus dilakukan oleh Pamong Budaya di museum yang memiliki kompetensi analisis kimia supaya terhindar dari kerusakan fatal yang disebut konservator. Konservator koleksi dalam melaksanakan tugasnya harus memperhatikan 3 (tiga) keamanan atau “safety”, yaitu: aman terhadap dirinya, aman terhadap koleksi serta aman terhadap lingkungan. Supaya aman terhadap dirinya, Konservator koleksi museum harus menggunakan peralatan untuk melindungi dirinya juga peralatan dan zat-zat kimia yang sesuai untuk merawat koleksi. Untuk melakukan perawatan koleksi dengan menggunakan zat kimia harus dilakukan treatmen terlebih dahulu dan pada ruang laboratorium konservasi sehingga aman terhadap lingkungan. 

3.    Pengamanan

Pengamanan berarti ada pengondisian koleksi supaya terhindar dari gangguan yang disebabkan oleh manusia, serangga maupun iklim serta bencana alam. Sistem pengamanan tersebut termasuk teknik pengamanan dan personel pelaksana (SDM). Pengamanan koleksi di ruang storage berkaitan dengan teknik penyimpanan dapat dibagi dua bagian besar dipandang dari jenis bahan, yaitu: benda organik dan non organik. Koleksi berbahan organik adalah kertas (naskah, peta), kulit, kayu,dll sedangkan non organik adalah: besi, batu, perunggu,dsb. Tentu penyimpanan koleksi baik di ruang storage maupun sewaktu dipamerkan harus mempertimbangkan bahan, ukuran koleksi, nilai yang terkandung pada koleksi sehingga sarana dan prasarana penyimpanan koleksi harus adabtif terhadap koleksi, ruang penyimpanan. Oleh karena itu secanggih apapun peralatan keamanan bila tenaga atau personil tidak memiliki tanggungjawab sebagai insan museum, tidak akan menjamin keamanan koleksi dan museum. Pengamanan koleksi di ruang storage (penyimpanan) dominan dibawah tanggung jawab bagian Pelindungan koleksi karena koleksi museum lebih banyak disimpan di ruangan storage sehingga ruang storage merupakan  ruang khusus (non public area). Sementara pengamanan koleksi di ruang pameran dilakukan oleh Satuan Pengaman yang dibantu oleh para Edukator. Pengamanan koleksi yang tidak kala pentingnya adalah data koleksi. Dokumentasi koleksi merupakan suatu sistem administrasi koleksi yang terdiri dari dokumentasi verbal dan dokumentasi visual. Dokumentasi verbal (printed data) meliputi; buku registrasi, buku induk inventarisasi, buku per klassifikasi, kartu registrasi, kartu simpan, dan kartu label registrasi. Dokumentasi Visual meliputi foto-foto koleksi (hitam-putih, warna, CD, micro-film) serta video hasil liputan survey lapangan atau kegiatan museum. Searah perkembangan IT (Information Technology), Data koleksi menggunakan program komputer yang dapat diakses dengan jaringan internet (database).

4.    Pemanfaatan

Pemanfaatan koleksi yang dihimpun, disimpan, dirawat, diamankan harus dapat dimanfaatkan. Pemanfaatan koleksi dalam hal ini merupakan upaya untuk memahami ada dinamika manusia sebagai pendukung kebudayaan tertentu. Untuk memahami dinamika tersebut harus mengetahui apa arti, guna dan fungsi koleksi tersebut. Mengetahui semuanya itu harus dilakukan penelitian. Hasil penelitian harus diinformasikan kepada masyarakat baik melalui pameran, tulisan-tulisan yang tertuang pada media komunikasi lainnya seperti, leaflet, brousur, majalah, dsb. Kegiatan-kegiatan dibelakang  layar dan kegiatan yang kelihatan oleh umum, seperti hasil penerbitan, pameran, ceramah dan peragaan adalah untuk tujuan studi, pendidikan dan kesenangan. Pelayanan kepada masyarakat “publik” adalah sebagai suatu bentuk akuntabilitas museum terhadap masyarakat tetapi bagaimana hal itu diwujudkan ? Memandang peranan museum sebagai suatu proses pewarisan kebudayaan, maka dapat diartikan bahwa sebuah museum dapat diartikan sebagai tempat terjadinya transformasi nilai ke bentuk edukatif kultural, dan edutainment serta character building. Dalam hal ini antara pihak sekolah, Perguruan Tinggi dengan Pamong Budaya di Museum perlu adanya link and match . Pihak sekolah memahami kurikulum sekolah yang berlaku sementara Museum memahami alat peraga yang dapat membantu terlaksananya proses belajar dan mengajar berdasarkan kurikulum sekolah itu. Demikian didapat suatu konsepsi kerjasama operasional bagi metoda dan teknik kunjungan siswa yang dapat dijadikan pola umum bagi bimbingan pelajar menurut pelbagai tingkat sekolah. Untuk pelajaran mengarah pada kreativitas artistik, museum menyediakan ruang hasta-karya sehingga pelajar dapat menggambar, melukis, membuat patung, mengayam, membatik, merekonstruksi fosil replika, dll, tentu hal ini terprogram dengan baik yang selalu dievaluasi oleh Museum. Dalam usaha merangkul komunitas Pecinta Museum atau “museum club” (kelompok junior, remaja, dewasa), bersama Pamong Budaya dapat merancang berbagai kegiatan publik, misalnya widyawisata ke tempat yang ada kaitannya dengan ilmu pengetahuan, peninggalan sejarah dan purbakala serta kampung-kampung adat, dsb. Tugas Museum lainnya berkaitan dengan Bimbingan edukasi adalah bahwa museum dan koleksinya dipandang sebagai sumber penelitian. Mahasiswa yang akan menyelesaikan tugas akhir kuliahnya dan tempat praktek kerja lapangan, museum dan koleksinya dapat menjadi obyek penelitian. Untuk itu diperlukan bimbingan dari Pamong Budaya di Museum. Sedangkan kegiatan edukasi kultural lain yang dilakukan oleh museum ke sekolah-sekolah adalah Bimbingan Penyuluhan. Pamong Budaya di museum membawa beberapa koleksi sebagai peragaan dalam rangka penyuluhan ke sekolah-sekolah, tentu hal ini dikaitkan dengan materi pembelajaran di sekolah yang dikunjungi.  Kegiatan-kegiatan edukasi kultural di museum atau outreach program (program pemasyarakatan) dirancang dan dilakukan oleh Pamong Budaya yang memiliki kompetensi didaktik metodik yang disebut Edukator tentunya melibatkan Kurator dan Konservator dan Preparator. Program pemasyarakatan (pelayanan publik di museum) adalah suatu media komunikasi museum kepada masyarakat luas namun seluruh kegiatan harus berkaitkan dengan koleksi. Kegiatan-kegiatan publik ini dapat melibatkan komunitas pecinta museum dan stokeholder (sekolah, budayawan, seniman, pelaku usaha,dsb). Jenis kegiatan beranekaragam yaitu: pameran khusus, pekan budaya, seminar, teather, beda film, bazar, fieldtrip (Widyawisata), workshop, dsb, dengan demikian maka museum akan hidup dan menjadi ruang publik. Museum akan dirasakan sebagai suatu kebutuhan kultural. Museum tidak sepihak memberikan pelayanan tetapi masyarakat lingkungan, peminatnya turut aktif dan bertanggungjawab terhadap kegiatan-kegiatan. Sekalipun Museum sebagai lembaga pemerintah tetapi kegiatan – kegiatan Outreach program seperti diterangkan di atas dapat didanai oleh pihak sponsor, perhimpunan peminat museum, dsb hal itu dimungkinkan karena sifat pengeloaan museum adalah sebagai pusat kebudayaan non profit.

   Dari uraian di atas, sudah dapat memahami bahwa dari segi luas koleksi dan ruang lingkup kegiatan-kegiatannya, Museum memiliki koleksi berbagai jenis dan ukuran dari yang besar sekali sampai terkecil maka cara penyelenggaraan dan pengelolaan berbeda dalam ruanglingkup dan jaringan komunikasinya baik komunikasi di dalam maupun komunikasi ke luar. Sehubungan dengan adanya sifat-sifat khusus itu, berikut akan menguraikan komponen-komponen penggerak kegiatan museum sesuai dengan tugas dan fungsinya yaitu:

1.        Ketata-usahaan museum

2.        Pengadaan dan pengelolaan koleksi

3.        Perawatan koleksi dan

4.        Penyajian koleksi.

5.        Bimbingan Edukasi.

Selain hal di atas, terdapat unit-unit lain berkaitan dengan pengelolaan museum, yaitu ruang publik yaitu: kantin dan souvinirshop serta ruang pendukung lainnya. Berikut jenis kegiatan ke-lima komponen utama museum: 

1.        Ketata-usahaan

Ketata-usahaan museum, bagian ini menangani kegiatan-kegiatan surat-menurat, kearsipan, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, protokol, kebersihan dan keamanan. Tetapi yang paling menonjol di bidang ketata-usahaan museum adalah unit-unit registrasi koleksi dan pengamanan serta perpustakaan museum. Pengamanan dalam hal ini tidak hanya pada keamanan halaman dan gedung tetapi juga pengamanan ruang-ruangan dan tempat penyimpanan dan penyajian koleksi. Di samping petugas keamanan terlatih, museum menggunakan peralatan elektronik detektor untuk mencegah berbagai macam bahaya seperti: pencurian, kebakaran, dan bencana alam lainnya.

2.        Pengadaan koleksi

Seperti sudah disinggung di atas bahwa koleksi merupakan komponen utama dari sekalian komponen yang terdapat dalam jaringan sistem di museum. Komponen penggerak koleksi adalah kurator yang mengelola koleksi tersebut. Tugas utama kurator adalah melakukan pengkajian dan pelaporan hasil kajian mengenai cabang ilmu yang berkaitan dengan  koleksi tadi. Kajian koleksi adalah mengenai guna, fungsi dan arti benda itu serta kaitannya dengan sesuatu sistem tertentu, berhubungan dengan konteks tertentu sebab setiap fenomena dan realitas alam dan kebudayaan tidak berdiri sendiri senantiasa bersifat kontektual sehingga koleksi museum harus memiliki kriteria-kriteria tertentu sesuai dengan suatu sistem penilaian, sistem kaidah dn aturan permainan yang dituangkan dalam suatu kebijakan pengadaan koleksi. Kebijakan umum untuk pengadaan koleksi museum ilmu hayat, museum etnografi ialah menghimpun benda-benda koleksi pada waktu riset lapangan (field work research) atau pada waktu diadakan ekspedisi atau eksplorasi. Setelah ditetapkan menjadi koleksi museum seperangkat sistem administrasi koleksi harus dilakukan supaya identitas koleksi tidak hilang. Sistem dokumentasi  koleksi sudah disinggung sebelumnya, inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan identifikasi, klassifikasi dan  deskripsi koleksi. Kegiatan inventarisasi ini adalah pendataan koleksi baik fisik maupun sejarahnya yang disebut deskripsi koleksi. Deskripsi koleksi sudah baku, yaitu 5 W + 1 H (what, when, where,who, why dan how). Untuk mengetahui itu, kurator mengadakan survey, penelitian lapangan, wawancara kepada narasumber, literatur. Kemudian koleksi tersebut dirawat dan difoto. Foto tersebut ditempelkan pada lembaran format inventarisasi yang disebut katalogisasi. Kartu katalogisasi dibuat rangkap dua. Satu set disusun secara  berurutan dan disimpan dalam buku yang mudah untuk memasang dn membongkarnya sebab ada kemungkinan perlu penambahan data informasi di kemudian hari, sementara satu lagi disimpan dalam filing cabinet untuk katalogus subyek.

3.        Perawatan kolesi

Beberapa faktor yang dapat mengubah kondisi atau merusak benda koleksi museum, penting dipahami setiap pegawai museum adalah:

a)        Iklim dan lingkungan

b)        Cahaya

c)        Serangga

d)       Mikro-organisma

e)        Pencemaran atmosferik

Perawatan Lukisan

f)       

  

Perawatan koleksi

Penanganan koleksi

g)        Bencana alam

Faktor-faktor  di atas dapat diantisipasi bila konservator dan pegawai museum memahami karakter koleksi.

4.        Penyajian koleksi

Penyajian koleksi di museum harus memperhitungkan beberapa faktor yaitu:

a.         Pengunjung museum

b.        Kebijakan dan perencanaan

c.         Metode penyajian.

Beberapa jenis pameran di museum adalah

a)             Pameran tetap: Pameran yang dapat dikunjungi setiap waktu

b)             Pameran temporer (sewaktu-waktu), koleksi yang dipamerkan berdasarkan tema tertentu

Pameran Museum

c)            Pameran keliling (travelling exhibition), pameran yang dilakukan ke luar museum, kabupaten, kota.

Teknik pameran di museum merupakan suatu pengetahuan khusus karena menuntut fantasi, imaginasi, daya improvisaasi dan keterampilan teknis dan artistik tersendiri. Ini harus dimiliki pada preparator atau ahli teknik pameran. Sebelumnya ia harus berkonsultasi kepada kurator yang memberikan segala informasi tentang dasar dan tujuan pameran, tentang data informasi mengenai koleksi dan berkonsultasi dengan edukator yang akan menterjemahkan bahasa koleksi kepada pengunjung, khususnya rombongan pelajar atau kelompok-kelompok pengunjung.

Pemanduan Pengunjung

5.        Pengunjung

Pengelolaan pengunjung museum membutuhkan keahlian khusus , namun yang pokok adalah menggunakan metode – metode didaktik. Pengunjung museum adalah bagian dari sistem strategi pemasaran. Beberapa kegiatan yang berkaitan dengan pemasaran museum adalah sebagai berikut:

a)             Pameran kerajinan

b)             Festival seni

c)             Program fieldtrip dengan volentir

Workshop Mainan Anak Tradisional

d)            Pertemuan komunitas, dll

e)             Telling story

f)              Hospitality Morning/ evening, exhibition

g)             Pertunjungan tarian, drama

h)             Perkuliahan materi-materi tertentu: Sejarah, arkeologi, antropologi, filologi, dsb

i)               Kegiatan hari-hari nasional

j)               Program jalan santai dengan komunitas,

k)             Dll.

Fieldtrip Mahasiswa ke Kawasan Percandian Batujaya

Oleh karena kegiatan-kegiatan publik museum sangat beragam dan sasaran peserta menjangkau berbagai lapisan masyarakat, museum sebaiknya membuat program yang didasarkan pada segmen pasar dan program tersebut melibatkan berbagai komunitas pecinta museum.